English OnLine
Home Обзоры Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота

Порядок в документах всегда является положительным аспектом организации любого бизнеса.

В практике существует много примеров, когда беспорядок в документах приносил немалые проблемы бизнесу. В данной статье будут рассмотрены 5 основных способов как наладить документооборот на предприятии.

1.Если у вас небольшая фирма, то лучше рассчитывайтесь наличными, так существенно уменьшается количество документов.

2.Кладите все документы в одну стопку, так как рано или поздно её нужно разбирать. Есть шанс, что всё останется на вашем столе и не потеряется. В конце рабочего дня, раз в неделю или раз в месяц, по мере накопления документов, разбирайте эту стопку и раскладывайте по соответствующим папкам.

3.Не паникуйте, когда видите много документов. Главное, что они попали к вам на стол, а оттуда, наверняка никуда не денутся. В течении рабочего дня бывают свободные моменты, когда вы с спокойной обстановке сможете разобрать все текущие бумаги.

4.Используйте простой карандаш. Порой, заполняя тот или иной документ, остаётся доля сомнения, поэтому целесообразно использовать простой карандаш. Так, у вас останется время подумать, и перед тем, как отдать документ в нужные руки, сможете исправить. Есть только один нюанс, главное не забыть, что документ заполнен карандашом и не отдать в таком виде.

5. Старайтесь распечатывать все документы, которые приходят к вам на электронную почту или находятся в специализированной программе. Во-первых, - из бумажных носителей гораздо легче воспринимать информацию, во-вторых, - для надёжности нужно хранить и в бумажном, и в электронном виде, на случай поломки компьютера или порчи документов.

Таким образом, пользуйтесь данными советами, они в значительной степени упростят работу с документами и повысят эффективность вашего бизнеса в целом.

Помимо этих советов есть множество сервисов и программ, которые помогут вам систематизировать и автоматизировать работу с документами. Одна из самых продвинутых и совершенных систем документооборота inbase.com.ua. Эта система использует современные технологии разработки, которые позволяют автоматизировать самые сложные бизнес процессы и документооборот.


 

Партнеры